Je ironií, že time management je problém, který se týká každého, ale nikdo nemá čas se jím zabývat. Nicméně stojí za to věnovat trochu pozornosti analýze toho, jak pálíme svůj čas a zda je možné se lépe zorganizovat. Efektivnější řízení času v práci je možné, ale problém je třeba aktivně řešit.
Není pochyb o tom, že čas plyne. A čím více času uplyne, aniž bychom se lépe zorganizovali, tím více ztrácíme a s tím i energie a příležitostí. Proto je nezbytné analyzovat náš pracovní den, abychom pochopili, zda je nutné provést nějaké změny .
21 tipů, jak řídit čas v práci a být efektivnější
Time management je komplexní problém, který sahá od zvyšování produktivity až po rovnováhu mezi pracovním a rodinným životem . Cílem je vyhnout se syndromu vyhoření, vytvořit si dobré návyky a stanovit si dlouhodobé cíle. Plánování a stanovování priorit je tajemstvím opětovného získání kontroly nad naším časem a našimi životy bez ohledu na naše zaměstnání. . Jory MacKay nabízí 21 strategií pro lepší time management.
Pochopení, kde končí náš čas
Hospodařit s časem neznamená upadnout do úzkosti nebo strachu, že ho ztratíte. Spíše jde o pochopení výhod moudřejšího používání, jak vysvětluje MacKay. Odtud pochází první skupina strategií a rad:
1. Pochopte, že řízení času je důležitá otázka. Jak jsme řekli, nejde o strach ze ztráty času, ale o pochopení výhod správného řízení.
2. Buďte realističtí: Kolik práce můžete ve skutečnosti stihnout za den? Čas můžeme považovat jednoduše za zdroj, který potřebujeme ve větším množství, ale mít více času nutně neznamená být produktivnější. Nejlepší způsob, jak jej spravovat, je plánovat, na čem a kdy budete pracovat.
3. Zjistěte, kde dochází k úniku času. Čím více rozumíte průběhu pracovního dne, tím více vaše úsilí ovlivní celkové řízení.
4. Stanovte si denní cíle a osvojte si systémy sledování, které vám pomohou pochopit, jak využíváte svůj čas. Jakmile budete mít celkovou vizi, můžete začít měnit svůj den.
5. Vytvořte si motivující ranní rutinu. Dobrá rutina při vstávání nás připravuje na produktivní pracovní den: je to pozitivní vzpruha, která nás provází až do večera.
6. Zbavte se multitaskingu . Výzkum to potvrzuje: pro člověka je nemožné soustředit se na více než jeden úkol najednou. Pokud zjistíte, že ztrácíte koncentraci, zastavte se a zapište si své myšlenky, než se vrátíte k hlavnímu úkolu.
Upřednostněte nejdůležitější část práce a zbytek delegujte
Jakmile pochopíme, kam jde náš čas, musíme se rozhodnout, čemu ho věnovat (a čemu ne). Z tohoto důvodu nám MacKay doporučuje:
7. Identifikujte naléhavou práci. Pochopení toho, co vyžaduje okamžitou pozornost a co není důležité nebo naléhavé, nám pomáhá nastavit si promyšlený kalendář.
8. Jakmile si stanovíte své priority, buďte kategoričtí . Vyberte si své hlavní cíle a zaměřte se na ně.
9. Pomocí pravidla 30X delegujte některé úkoly . Je to pravidlo Rory Vaden: věnujte 30krát více času, než je potřeba k dokončení úkolu, abyste to naučili někoho jiného. Pokud si uděláme čas na zaučení dalšího člověka a poté delegování, ušetříme 1100 minut ročně . Nebo jak říká Vaden, 733% nárůst ROTI (Return on Time Invested).
10. Vyhledejte slovo ne ze své slovní zásoby . Podle článku zveřejněného Chicagskou univerzitou nám tvrzení „Nedělám to místo toho, že to nedokážu“ umožňuje mnohem snadněji se osvobodit od nechtěných závazků.
Vytvořte si funkční denní rozvrh
Až budou ty první hotové
11. Stanovte si jízdní řády, nikoli termíny . Mackay si zde půjčuje rady James Clear . Místo toho, abyste se honili termínem (a pak se cítili frustrovaní, pokud nakonec nedodržíte čas), stanovte si smysluplný cíl a definujte plán.
12. Dělejte plány na základě času a ne činností . Rozdělte náročné úkoly do relací s kvantifikovatelnou dobou trvání. Uspořádáním dne do zlomků času namísto úkolů můžeme začít řídit svůj plán na základě známého data (nebo závazku).
Kalendář je něco konečného. Den obsahuje pouze určitý počet hodin. Tato skutečnost se ukáže ve chvíli, kdy se pokusíme vměstnat nereálné množství věcí do konečného prostoru.
-Peter Bregman-
13. Naplánujte si přestávky a doby odpočinku. Potřebujeme čas na odpočinek a musíme se smířit s tím, že dojde k přerušením. Nebrat to v úvahu znamená pracovat chaotickým způsobem. Existují neočekávané události a naše tělo nás varuje, když je čas dát si pauzu. Pokud si nenecháme rezervu, mohli bychom najednou vidět kolaps našich plánů.
14. Samostatný il maker time dal manager time . Je snadné vyplnit čas rutinními úkoly a nenechat dostatek prostoru pro smysluplnou práci. Jedna věc je Dělat další je spravovat .
15. Dávkové aktivity v průběhu týdne. Seskupte podobné aktivity dohromady a využijte dynamiku, která přichází z nástupu do zaměstnání. Použijte první Newtonův pohybový zákon na produktivitu: pohybující se objekt pokračuje ve svém pohybu.
Využijte prostor k řízení času v práci více motivujícím způsobem
Kalendář a rozvrh nejsou jediné nástroje pro správu času, které máme. Mackay navrhuje některé strategie pro použití v kanceláři, které mohou ovlivnit způsob, jakým pracujeme.
16. Vyzkoušejte metodu popcorn k odemknutí času. Změna umístění pracoviště během dne může být dobrým způsobem, jak si udržet motivaci a produktivitu. Toto je technika navržená Joelem Runyonem a funguje takto:
- Zapište si všechny své pracovní závazky na daný den na kus papíru.
- Rozdělte tento seznam na tři stejné části nebo části (viz bod 15).
- Vyberte tři různé stanice pro každou pracovní dávku.
17. Pracujte podle energetického rytmu svého těla. Uspořádejte si práci tak, aby to bylo pro vás nejfunkčnější. Nemyslete jen na time management, ale také na energie .
Chraňte svůj čas
Nikdy nebude nouze o situace, které se vám budou snažit zabírat čas. Čas musí být chráněn, aby nedošlo k jeho nesprávnému použití. Mackay nabízí následující rady.
18. Využijte strategickou lenost k práci na správných věcech . Koncept strategické lenosti zahrnuje upřednostnění důležitých pracovních míst a úkolů a dovolit si trochu lenosti pro ty, které jsou méně důležité.
Nic není méně produktivní než efektivně dělat to, co by se dělat nemělo.
-Petr Drucker-
19. Automaticky obhajujte svůj nesmlouvavý čas. Je důležité zajistit, aby práce, která vyžaduje soustředění, pokračovala bez problémů a přerušení. Za tímto účelem je nezbytné vyhnout se rozptylování. Existují nástroje, které vám umožní komunikovat s ostatními automaticky, když jste nedostupní. Případně najděte způsob, jak sdělit, že se soustředíte a nechcete být rušeni.
20. Použijte metodu Ivy Lee, abyste dobře zakončili svůj den. Ivy Lee doporučuje jednoduchý pětikrokový denní režim pro maximální produktivitu.
- Na konci každého pracovního dne si sepište šest nejdůležitějších věcí, které musíte následující den vyřešit. Nepište více než šest úkolů.
- Uspořádejte těchto šest položek podle důležitosti.
- Další den se soustřeďte na svou první práci. Dokončete to, než přejdete k druhému.
- Stejným způsobem pokračujte se zbytkem seznamu. Na konci dne přesuňte nedokončené úkoly do seznamu pro následující den.
- Tento postup opakujte každý pracovní den.
21. Nezapomínejte na výhody volného času. Hospodaření s časem není jen o práci. Abychom našli rovnováhu v našem pracovním životě, která nás udrží zdravé a šťastné, musíme pamatovat na čas věnovaný odpočinku, volnému času a socializace .
Lepší řízení času v práci: možná výzva
Řídit si čas v práci a být produktivnější je výzvou pro každého . Je však potřeba se zastavit a zamyslet se nad tím, co děláme, jak to děláme a čeho chceme skutečně dosáhnout. Dělat nutně neznamená pracovat nebo dokončovat.
Věnujte proto potřebný čas prostudování své rutiny a přeplánování činností. S těmito indikacemi bude snazší si zorganizovat svůj pracovní nebo studijní den a dosáhnout lepších výsledků.
